Empresa de servicios del sector petrolero e industrial se encuentra en la búsqueda de un(a) Administrador(a) de Contratos para apoyar la gestión, control, documentación, seguimiento y cumplimiento de los contratos asignados por la organización.
Buscamos un perfil organizado, metódico, responsable y con alta atención al detalle, capaz de coordinar información entre el cliente, las áreas internas de la empresa y los equipos operativos, asegurando trazabilidad documental, control administrativo y soporte oportuno para la ejecución contractual.
La posición requiere una persona con actitud colaborativa, disposición de apoyo, criterio profesional y capacidad de adaptación, entendiendo que la dinámica de los contratos puede requerir participación en distintas actividades administrativas, documentales, operativas o logísticas acordes con sus capacidades y con las necesidades de la empresa.
Objetivo del cargo
Administrar, documentar, controlar y dar seguimiento a los contratos asignados, garantizando el cumplimiento de los alcances contractuales, la correcta organización de soportes, la trazabilidad de la información, la coordinación con las áreas involucradas y la disponibilidad de datos confiables para valuaciones, facturación, reportes, toma de decisiones y cumplimiento ante el cliente.
Inicialmente, el cargo podrá estar vinculado al contrato de reparación y mantenimiento de flota liviana, sin que ello limite la posibilidad de apoyar otros contratos, servicios o gestiones relacionadas con la operación de la empresa.
Responsabilidades principales
- Administrar y dar seguimiento documental a los contratos asignados.
- Mantener control de soportes, reportes, actas, comunicaciones, conformidades, valuaciones y documentación asociada al contrato.
- Coordinar con áreas internas como operaciones, procura, logística, administración, facturación y gerencia.
- Mantener comunicación efectiva con representantes del cliente, cuando sea requerido.
- Elaborar reportes administrativos, técnicos o de seguimiento relacionados con los contratos asignados.
- Consolidar información necesaria para valuaciones, facturación, control de servicios y seguimiento contractual.
- Organizar y mantener actualizados los archivos físicos y digitales de los contratos.
- Verificar que los servicios, trabajos o entregables documentados correspondan al alcance contractual aprobado.
- Identificar desviaciones, trabajos adicionales, pendientes, riesgos documentales o requerimientos no previstos.
- Reportar oportunamente al jefe directo cualquier situación que pueda afectar el cumplimiento del contrato.
- Apoyar gestiones administrativas, logísticas, documentales u operativas necesarias para el cumplimiento de los compromisos de la empresa.
Funciones orientativas asociadas al contrato de flota liviana
En caso de ser asignado al contrato de reparación y mantenimiento de flota liviana, podrá apoyar en actividades como:
- Documentar la recepción y entrega de vehículos.
- Registrar condiciones de las unidades mediante listas de chequeo, fotografías, kilometraje, accesorios y observaciones.
- Coordinar con personal mecánico, grúas, cliente y equipo interno el flujo de unidades.
- Registrar trabajos ejecutados y repuestos reemplazados con apoyo del personal técnico.
- Diferenciar trabajos incluidos en contrato y trabajos adicionales pendientes por aprobación.
- Consolidar soportes para valuaciones mensuales y procesos de cobro.
- Mantener trazabilidad documental por vehículo atendido.
Estas actividades se indican como referencia inicial y no limitan el alcance general del cargo como Administrador(a) de Contratos.
Requisitos indispensables
- Profesional universitario, TSU o formación equivalente en áreas de administración, ingeniería, mantenimiento, mecánica, industrial, logística, contratos o carreras afines.
- Experiencia en administración de contratos, control documental, gestión de servicios, seguimiento administrativo u operaciones de soporte.
- Dominio comprobable de Excel y Word.
- Excelente redacción y ortografía para elaboración de reportes.
- Capacidad para organizar información física y digital de manera clara, trazable y auditable.
- Residencia en Maturín o zonas cercanas.
- Disponibilidad para trabajo presencial y traslados a instalaciones del cliente, cuando sea requerido.
- Alto nivel de responsabilidad, orden, disciplina y atención al detalle.
- Actitud colaborativa y disposición para apoyar actividades compatibles con el cargo y las necesidades de la empresa.
Deseables
- Experiencia en contratos de servicios industriales, petroleros, mantenimiento o logística.
- Conocimiento básico de mantenimiento de flota liviana.
- Experiencia en talleres, concesionarios, aseguradoras, empresas de servicios o administración de contratos.
- Manejo de sistemas administrativos o ERP, preferiblemente Odoo.
- Licencia de conducir vigente.
- Conocimiento en procesos de valuación, facturación, control de servicios o reportes contractuales.
Competencias requeridas
- Organización y control documental.
- Atención al detalle.
- Comunicación clara y respetuosa.
- Capacidad de seguimiento.
- Trabajo bajo presión.
- Proactividad.
- Ética profesional.
- Confidencialidad en el manejo de información.
- Capacidad para coordinar con distintas áreas.
- Disposición de apoyo y adaptación.
- Orientación al cumplimiento de objetivos.
- Criterio para escalar situaciones oportunamente.
