Empresa de servicios del sector petrolero e industrial se encuentra en la búsqueda de un(a) Administrador(a) de Contratos para apoyar la gestión, control, documentación, seguimiento y cumplimiento de los contratos asignados por la organización.

Buscamos un perfil organizado, metódico, responsable y con alta atención al detalle, capaz de coordinar información entre el cliente, las áreas internas de la empresa y los equipos operativos, asegurando trazabilidad documental, control administrativo y soporte oportuno para la ejecución contractual.

La posición requiere una persona con actitud colaborativa, disposición de apoyo, criterio profesional y capacidad de adaptación, entendiendo que la dinámica de los contratos puede requerir participación en distintas actividades administrativas, documentales, operativas o logísticas acordes con sus capacidades y con las necesidades de la empresa.

Objetivo del cargo

Administrar, documentar, controlar y dar seguimiento a los contratos asignados, garantizando el cumplimiento de los alcances contractuales, la correcta organización de soportes, la trazabilidad de la información, la coordinación con las áreas involucradas y la disponibilidad de datos confiables para valuaciones, facturación, reportes, toma de decisiones y cumplimiento ante el cliente.

Inicialmente, el cargo podrá estar vinculado al contrato de reparación y mantenimiento de flota liviana, sin que ello limite la posibilidad de apoyar otros contratos, servicios o gestiones relacionadas con la operación de la empresa.

Responsabilidades principales

• Administrar y dar seguimiento documental a los contratos asignados.
• Mantener control de soportes, reportes, actas, comunicaciones, conformidades, valuaciones y documentación asociada al contrato.
• Coordinar con áreas internas como operaciones, procura, logística, administración, facturación y gerencia.
• Mantener comunicación efectiva con representantes del cliente, cuando sea requerido.
• Elaborar reportes administrativos, técnicos o de seguimiento relacionados con los contratos asignados.
• Consolidar información necesaria para valuaciones, facturación, control de servicios y seguimiento contractual.
• Organizar y mantener actualizados los archivos físicos y digitales de los contratos.
• Verificar que los servicios, trabajos o entregables documentados correspondan al alcance contractual aprobado.
• Identificar desviaciones, trabajos adicionales, pendientes, riesgos documentales o requerimientos no previstos.
• Reportar oportunamente al jefe directo cualquier situación que pueda afectar el cumplimiento del contrato.
• Apoyar gestiones administrativas, logísticas, documentales u operativas necesarias para el cumplimiento de los compromisos de la empresa.

Funciones orientativas asociadas al contrato de flota liviana

En caso de ser asignado al contrato de reparación y mantenimiento de flota liviana, podrá apoyar en actividades como:

• Documentar la recepción y entrega de vehículos.
• Registrar condiciones de las unidades mediante listas de chequeo, fotografías, kilometraje, accesorios y observaciones.
• Coordinar con personal mecánico, grúas, cliente y equipo interno el flujo de unidades.
• Registrar trabajos ejecutados y repuestos reemplazados con apoyo del personal técnico.
• Diferenciar trabajos incluidos en contrato y trabajos adicionales pendientes por aprobación.
• Consolidar soportes para valuaciones mensuales y procesos de cobro.
• Mantener trazabilidad documental por vehículo atendido.

Estas actividades se indican como referencia inicial y no limitan el alcance general del cargo como Administrador(a) de Contratos.

Requisitos indispensables

• Profesional universitario, TSU o formación equivalente en áreas de administración, ingeniería, mantenimiento, mecánica, industrial, logística, contratos o carreras afines.
• Experiencia en administración de contratos, control documental, gestión de servicios, seguimiento administrativo u operaciones de soporte.
• Dominio comprobable de Excel y Word.
• Excelente redacción y ortografía para elaboración de reportes.
• Capacidad para organizar información física y digital de manera clara, trazable y auditable.
• Residencia en Maturín o zonas cercanas.
• Disponibilidad para trabajo presencial y traslados a instalaciones del cliente, cuando sea requerido.
• Alto nivel de responsabilidad, orden, disciplina y atención al detalle.
• Actitud colaborativa y disposición para apoyar actividades compatibles con el cargo y las necesidades de la empresa.

Deseables

• Experiencia en contratos de servicios industriales, petroleros, mantenimiento o logística.
• Conocimiento básico de mantenimiento de flota liviana.
• Experiencia en talleres, concesionarios, aseguradoras, empresas de servicios o administración de contratos.
• Manejo de sistemas administrativos o ERP, preferiblemente Odoo.
• Licencia de conducir vigente.
• Conocimiento en procesos de valuación, facturación, control de servicios o reportes contractuales.

Competencias requeridas

• Organización y control documental.
• Atención al detalle.
• Comunicación clara y respetuosa.
• Capacidad de seguimiento.
• Trabajo bajo presión.
• Proactividad.
• Ética profesional.
• Confidencialidad en el manejo de información.
• Capacidad para coordinar con distintas áreas.
• Disposición de apoyo y adaptación.
• Orientación al cumplimiento de objetivos.
• Criterio para escalar situaciones oportunamente.